직원이 다시 찾아볼 작업과 설명서 필요성
관리자 화면 사용 설명서는 받아 두는 쪽으로 정하는 것이 좋습니다. 파일을 받았다는 사실보다 병원 직원이 실제 화면과 설명을 맞춰 맡은 수정 작업을 따라 할 수 있는지를 확인해야 합니다. 직원이 시간이 지난 뒤에도 같은 작업을 다시 수행해야 한다면, 기억에 의존하지 않고 필요한 설명을 찾아 실행할 자료를 업체에 요청합니다.
설명서가 필요한 범위는 직원이 현재 맡을 작업에서 정합니다. 실장은 홈페이지에서 직원이 수정하기로 한 내용을 모으고, 각 작업을 시작할 때 어떤 자료가 필요한지 정리합니다. 아직 맡기로 하지 않은 작업까지 모두 포함하려 하면 당장 사용할 설명과 사용하지 않을 설명이 섞입니다. 우선 실제 업무에 필요한 항목을 업체에 전달하고, 설명이 필요한 범위를 합의합니다.
설명서의 제목이나 파일 형식만으로 적합성을 판단하기는 어렵습니다. 같은 관리자 프로그램을 사용하더라도 병원 화면의 메뉴 이름과 입력 항목이 설명서와 다를 수 있습니다. 공통 설명서를 받는 경우에는 병원에서 사용할 부분을 표시하고, 다른 부분은 별도 설명으로 보완해 달라고 요청합니다.
| 직원이 맡을 작업 | 설명서에 요청할 내용 | 업체에 확인할 질문 |
|---|---|---|
| 기존 안내문 수정 | 대상 글을 찾는 방법과 편집 시작 위치 | 어떤 화면에서 수정할 글을 선택합니까? |
| 새 안내문 등록 | 필수 입력 항목과 등록 순서 | 입력하지 않으면 진행할 수 없는 항목은 무엇입니까? |
| 이미지 교체 | 파일 선택부터 교체 결과까지의 절차 | 사용할 파일에 필요한 조건이 있습니까? |
| 수정 내용 반영 | 저장 동작과 공개 결과를 찾는 방법 | 저장 후 추가로 실행할 동작이 있습니까? |
표의 작업은 병원에서 해당 업무를 직원에게 맡기는 경우에 선택할 요청 항목입니다. 모든 관리자 화면에 같은 기능이 있다는 뜻은 아닙니다. 직원이 하지 않는 작업은 제외하고, 병원 화면에 있는 동작에 맞게 요청 내용을 조정합니다.
구글 안내와 병원 요청의 구분
구글은 검색엔진 최적화 업체를 선정할 때 사이트 변경 사항을 공유하고 권장 내용의 이유를 자세히 설명할 수 있는지 질문하도록 안내합니다. 이는 업체가 수행하는 작업을 이해하기 위한 안내입니다. 관리자 화면 사용 설명서를 반드시 제공해야 한다는 뜻으로 확대할 수는 없습니다.
다만 병원은 직원이 맡은 수정 작업을 수행하는 데 필요한 자료로 설명서를 요청할 수 있습니다. 업체에는 어떤 작업의 설명이 필요한지 제시하고, 제공 가능한 형태와 부족한 내용의 보완 방법을 협의합니다. 구글 안내를 요구의 근거로 내세우기보다 병원 업무에 필요한 설명을 구체적으로 전달합니다.
작업 목록에서 화면별 설명까지의 요청 순서
설명서 요청은 직원이 맡을 작업을 정리한 뒤 해당 작업의 화면별 설명을 요구하는 순서로 진행합니다. 담당자는 작업 이름, 수정할 내용, 사용할 자료를 묶어서 준비합니다. 병원 화면을 캡처해 전달한다면 개인정보나 업무와 무관한 정보는 제외합니다.
- 실장은 직원이 맡을 수정 작업을 목록으로 정리하고, 설명이 필요한 작업을 선택합니다.
- 담당자는 각 작업에 사용할 문구나 이미지와 현재 관리자 화면의 메뉴 이름을 준비합니다.
- 업체에는 시작 화면부터 입력, 저장, 공개 결과에 이르는 동작을 순서대로 설명해 달라고 요청합니다.
- 직원은 받은 설명서로 작업을 수행하고, 진행하지 못한 단계와 보완할 설명을 기록합니다.
업체에는 화면에서 읽을 수 있는 이름으로 설명해 달라고 요청합니다. 설명서에 ‘관리 메뉴’라고만 기재되어 있는데 실제 화면에는 여러 메뉴가 있다면 직원이 시작 위치를 정하기 어렵습니다. 메뉴 이름이 같아도 어느 항목을 선택해야 하는지 모호하다면 주변 화면이나 선택 대상의 설명을 추가하도록 요구합니다.
저장과 공개가 같은 동작인지도 병원 화면에 맞게 설명해야 합니다. 별도 동작이 필요한 화면이라면 그 순서를 포함하고, 그렇지 않다면 없는 단계를 만들지 않습니다. 업체에는 작업이 끝났다고 판단할 수 있는 화면 상태와 수정 내용을 찾을 공개 위치까지 알려 달라고 요청합니다.
설명서만으로 수행하는 작업 확인
받은 설명서는 직원이 실제 화면에서 순서대로 따라 하며 평가합니다. 업체의 구두 설명을 계속 받아야 진행할 수 있다면, 그때 들은 내용을 설명서에 보완해 달라고 요청합니다. 시험 작업은 공개 정보에 영향을 주지 않는 방법을 업체와 먼저 협의하고 진행합니다.
| 설명서 확인 항목 | 실제 화면에서 따라 할 행동 | 보완 요청할 내용 |
|---|---|---|
| 작업 시작 위치 | 안내된 메뉴에서 대상 항목 찾기 | 누락된 진입 단계와 정확한 메뉴 이름 |
| 입력 방법 | 설명에 따라 필요한 항목 입력하기 | 필수 항목과 입력 조건의 설명 |
| 저장 절차 | 안내된 동작으로 수정 내용 저장하기 | 저장 전후 나타나는 메시지의 의미 |
| 공개 결과 | 수정 내용이 반영될 페이지로 이동하기 | 결과를 찾는 위치와 추가 동작의 유무 |
담당자는 진행하지 못한 단계를 설명서의 해당 항목과 연결해 전달합니다. ‘설명이 어렵다’는 표현 대신 어떤 문장을 읽고 어느 화면에서 무엇을 선택하지 못했는지 기재합니다. 업체가 보완본을 보내면 막혔던 단계부터 작업의 끝까지 다시 수행합니다.
진행이 멈춘 지점의 구별과 기록
작업이 멈췄다고 해서 모든 문제를 설명서 누락으로 처리하지는 않습니다. 설명에 필요한 동작이 빠졌는지, 설명과 실제 화면이 다른지, 안내된 동작을 실행했지만 결과가 달라졌는지를 구분합니다. 담당자는 원인을 단정하지 말고 직원이 수행한 행동과 화면에 나타난 상태를 기록해 업체에 전달합니다.
직원이 다음에 선택할 항목을 찾지 못했다면 설명의 위치와 표현을 보완할 필요가 있습니다. 메뉴는 찾았지만 설명서에 없는 메시지가 나타났다면 메시지 내용과 직전에 수행한 동작을 함께 전달합니다. 입력을 마친 뒤 결과가 예상과 달랐다면 저장 전후의 상태를 구분해 기록합니다. 이때 같은 작업을 반복하기 전에 업체에 진행 가능 여부를 묻습니다.
기록에는 작업 이름, 설명서의 항목 이름, 마지막으로 완료한 동작, 진행하지 못한 이유를 포함합니다. 화면 이미지만 보내면 업체가 직원의 작업 순서를 알기 어렵기 때문에 행동을 문장으로 함께 기재합니다. 반대로 긴 설명만 보내기보다 필요한 화면을 제한해 첨부하면 해당 지점을 찾기 쉽습니다. 병원 정보가 포함된 화면은 전달 전에 불필요한 내용을 가립니다.
보완을 요청할 때는 직원의 추측을 절차에 넣지 않습니다. 직원이 다른 메뉴를 선택해 우연히 완료했더라도 그 방법을 바로 설명서에 추가하지 않습니다. 업체가 해당 경로의 적합성을 판단한 뒤 설명을 고치도록 요청하고, 담당자는 수정된 절차로 다시 실행합니다.
화면 변경에 따른 설명서 수정 판단
관리자 화면이 달라지면 직원이 사용하는 절차에도 영향이 있는지 업체에 질문합니다. 메뉴 이름만 변경되었는지, 입력 위치가 이동했는지, 작업 순서까지 달라졌는지에 따라 필요한 수정 범위가 달라집니다. 담당자는 달라진 화면과 관련 설명 항목을 연결해 전달하고, 업체에 해당 부분의 수정 여부를 답해 달라고 요청합니다.
설명서 전체를 다시 받을 필요가 있는지는 변경된 범위에 따라 정합니다. 일부 항목만 보완받는다면 기존 설명 중 무엇을 더 이상 사용하지 않아야 하는지도 명시하도록 요구합니다. 담당자는 보완 내용을 기존 자료와 함께 찾아볼 수 있게 정리하고, 이전 설명과 새 설명이 섞이지 않도록 표시합니다.
작업 이름으로 찾을 수 있는 설명
설명서의 내용이 정확해도 직원이 필요한 항목을 찾지 못하면 업무 중 활용하기 어렵습니다. 메뉴별 설명만 길게 이어진 자료라면 ‘안내문 수정’처럼 직원이 수행할 작업 이름으로 해당 설명을 찾을 수 있는지 평가합니다. 담당자는 실제로 찾기 어려웠던 작업을 업체에 전달하고, 목차나 항목 이름을 보완해 달라고 요청합니다.
병원에서 사용하는 표현과 화면의 메뉴 이름이 다르다면 둘의 관계를 설명서에 기재하도록 요구합니다. 내부에서만 사용하는 약칭으로 메뉴 이름을 대체하면 새 직원이 실제 화면과 연결하기 어려울 수 있습니다. 작업 이름은 찾기 위한 표현으로 사용하고, 실행 단계에는 화면의 명칭을 유지합니다.
자주 묻는 질문
설명서를 문서 대신 영상으로 받아도 됩니까?
영상으로 받는 방식도 협의할 수 있습니다. 다만 필요한 동작을 다시 찾기 쉽도록 작업별 제목이나 구간 안내를 요청하는 것이 좋습니다. 소리로만 전달되는 주의사항은 짧은 문서로도 남겨 달라고 요청하면 업무 중 빠르게 참고할 수 있습니다.
업체가 설명서를 제공하지 못하면 어떻게 합니까?
먼저 설명서 전체를 제공하지 못하는 것인지, 특정 작업의 절차도 남길 수 없는 것인지 질문합니다. 작업별 안내문이나 화면에 설명을 추가한 자료 등 가능한 대안을 협의할 수 있습니다. 대안도 어렵다면 직원이 업무를 수행할 때 필요한 지원을 어떤 방식으로 받을지 별도로 정합니다.
다른 병원에 만든 설명서를 받아도 괜찮습니까?
다른 병원의 설명서는 구성 참고용으로만 받는 편이 좋습니다. 업체가 전달할 수 있는 자료인지 먼저 묻고, 다른 병원의 내부 정보가 포함된 자료는 요청하지 않습니다. 참고 자료를 사용하더라도 병원에서 보관할 설명은 자기 병원의 화면을 기준으로 마련합니다.
설명서에 개발 용어가 많으면 어떻게 요청합니까?
직원이 수행할 동작을 이해하는 데 필요하지 않은 용어는 쉬운 표현으로 설명해 달라고 요청합니다. 화면에 표시되는 전문 용어라면 명칭은 유지하고 뜻과 사용 상황을 덧붙이는 방식이 적절합니다. 용어를 모두 바꾸기보다 직원이 선택하거나 입력할 때 판단에 필요한 설명을 요구합니다.
설명서를 인쇄본으로만 받아도 괜찮습니까?
인쇄본은 작업 중 화면 옆에서 참고하기에 편리할 수 있습니다. 다만 분실이나 설명 변경에 대비하려면 병원에서 보관할 수 있는 전자 파일도 함께 요청하는 편이 좋습니다. 전자 파일을 받을 수 없다면 재발급 가능 여부와 변경된 부분을 전달받을 방법을 협의합니다.